Чат-Блог

Отчет, кофе, роботы. Чат-боты для чек-листов и отчетности.

Как чат-боты снизили операционные затраты на отчетность в 9 раз, - рассказывает операционный директор сети кофеен Sharikava Вячеслав Вакулик.

Привет! Я управляющий сетью кофеен Sharikava. 6 лет назад на одной из улиц Житомира мы буквально поставили свой первый стаканчик – дебютное заведение Sharikava выглядело как стакан кофе. Сегодня у нас 25 кофеен в Житомире и по области, в Киеве, Виннице и Хмельницком, и мы продолжаем расти. Да, шутка, предлагающая захватить мир, но сначала кофе – для нас совсем не шутка ;)  

1. "Непозбувна бентега" бизнес-контроля или как все начиналось
Мы активно развиваемся. Но чем больше мы нанимали барист, тем тяжелее становилось контролировать рабочую дисциплину. Конечно, время от времени мы являлись в кофейни без предупреждения, повесили там камеры. Но этого не хватало, ведь отслеживать ситуацию необходимо в режиме «здесь и сейчас».
В итоге баристы заполняли для нас бумажные отчеты, которые должны были присылать ежедневно. В этих «отчетах-чек-листах» сотрудники рапортовали о чистоте и готовности помещения и оборудования.
Мы понимали, что бариста мог сдать «отписку», тут схитрить, там что-то скрыть, нарушить... Как это проверишь? Никак. Читать эти отчеты мне уже не хватало ни нервов, ни времени: горы бумаг, хаотичные нагромождения, которые ты разбираешь, а они все приходят и приходят… Как-то обидно перебирать бумажки в то время, как за кофе уже можно расплатиться криптовалютой!
Нужна была система, которая автоматизировала бы этот процесс. И притом не за все деньги мира.
Мы нашли компанию, которая пообещала создать программу под наши нужды. Но мы получили тяжелую в использовании систему. Мне, работающему «в поле», просматривать ее с телефона было неудобно. И не было возможности вносить изменения. Хочешь добавить новые пункты в чек-лист? – жди месяц. Хочешь просмотреть, сохранить отчет? – нет такой опции.

2. Many, many minutes later…(c)
Но потом мы увидели в интернете рекламу чат-ботов. И возникла идея: а что если чат-бот будет давать сотрудникам в течении дня задания и подсказки? Например, подсказку, как включить оборудование, или задание сфотографировать летнюю площадку. А из ответов барист мы будем получать уже готовые отчеты.
Мы попытались создать такого чат-бота своими силами. Попробовали использовать разные конструкторы чат-ботов. Но оказалось, что для работы с ними неплохо бы освоить программирование... И оставался открытым вопрос: как превращать ответы  барист в нужные нам отчеты. Словом, изучили тему, покрутили идею в голове… а потом нам порекомендовали «Хмарку».
И мы получили нужное нам решение. С конструктором чат-ботов, в котором сможет работать даже моя бабушка.

3.Все летает!
Теперь у меня есть:
1) полный контроль над чек-листами: я могу сам добавить или изменить любой чек-лист в чат-боте. Чтобы добавить или удалить кнопку в боте, мне не нужно гонятся за программистом;
2) удобную админ-панель. Она полностью помещается на телефонном экране, все кнопки сразу видны. Ну и конечно, система создает все нужные нам отчеты. Любой из них я быстро смогу найти и посмотреть;
3) моментальную связь с каждым баристой. 
Например, в начале смены чат-бот просит баристу:
- отметить время открытия кофейни;
- включить оборудование;
- настроить помол;
- прислать фото чистого помещения;
- прислать свое фото – у нас дресс-код.
Баристы отчитываются 5 раз за смену. Чтобы привыкнуть как такой дисциплине, ушло время, но сейчас наши сотрудники воспринимают все это как условие работы. 
Чат-бот позволяет мне контролировать процессы в кофейнях в реальном времени и реагировать так быстро, насколько это вообще возможно. Мой веб-офис показывает отчеты а) единообразные и б) ежедневные, их удобно просматривать на экране и хранятся они столько, сколько мне нужно.
В итоге, мы снизили операционные затраты на отчетность в 9 раз. Сейчас мы готовимся к очередному качественному рывку, запускаем мини-цех, расширяем кухню, и чат-боты непременно будут задействованы в этих переменах.

Вячеслав Вакулик
операционный директор сети кофеен Sharikava 
Истории клиентов
Made on
Tilda